СМЕТА МЕРОПРИЯТИЯ И ВЕДЕНИЕ УЧЕТА И ОТЧЕТНОСТИ

Смета мероприятия

Всякое альпинистское мероприятие должно иметь смету, определяющую необходимые затраты и статьи расходования средств. Смету нужно составить за несколько месяцев до выезда, утвердив ее у распорядителей кредитов. В смету включаются все расходы, связанные с данным мероприятием. Нужные для его проведения средства обеспечиваются за счет ассигнования спортивных организаций и личных взносов альпинистов. Соотношение этих сумм зависит от характера мероприятия. Так, нецентрализованные экспедиции, участники которых выступают в первенстве СССР, чаще всего проводятся полностью за счет спортивных организаций.

В смету включаются расходы примерно по следующим статьям:

1)   проезд по железной дороге или самолетом в оба конца;

2)   суточные в пути следования;

3)   провоз грузов по железной дороге в оба конца;

4)   питание на подходах и во время штурмов (человеко-день в рублях);

5)   автомобильные перевозки в оба конца;

6)   наем каравана и караванщиков в оба конца;

7)   оплата вертолета для заброски и эвакуации людей и грузов;

8)   радиообслуживание (в том числе стоимость проката раций) и оплата услуг за радиосвязь.

9)   аренда помещения для участников в городах и для хранения грузов;

10)   расходы на перевозки в городах;

11)   средства на почтово-телеграфные расходы и телефонные переговоры;

12)   расходы на ремонт альпинистского снаряжения;

13)   стоимость спортивной формы, спортивного и хозяйственного инвентаря;

14)   зарплата врачу, повару, радисту экспедиции.

15)   начисление на зарплату (4,6%);

16)  расходы на медикаменты, витамины, медицинский инструмент;

17)    средства на составление отчета и фотоальбома.

Кроме того, в смете централизованной экспедиции обычно предусматривается зарплата руководителю, его заместителям по организационно-хозяйственной части, тренерам.

В каждом отдельном случае список статей может быть сокращен или дополнен. Необходимо помнить, что внесметные расходы и перерасходы против сметы недопустимы.

Ведение учета и отчетности

Лицо, ведающее в экспедиции (походе) хозяйством и отчетностью, должно осуществлять тщательную запись прихода и расхода материальных ценностей и наличных средств. Для этого в записную книжку или тетрадь в плотном переплете записывают все ценности, поступающие под отчет, с указанием их стоимости, а также всю поступающую наличность, указывая, откуда она поступила и дату поступления. Рекомендуется все личное имущество выдавать участникам под расписку по личной карточке. Необходимо иметь точный список и учет всех имеющихся продуктов с указанием их цены, причем заранее с руководителем экспедиции (группы) нужно решить, какие продукты следует сохранить для штурма. Расходуя продукты, надо иметь в виду утвержденную сметой стоимость питания человека в день, помня, однако, что стоимость рациона в один день может быть немного выше утвержденной стоимости, в другой — ниже.

Суточные или деньги на питание выдаются участникам под расписку в ведомости. При получении железнодорожного или авиационного билета альпинисты также должны расписаться в получении, а затем представить билет для отчета.

На питание продуктами и на питание за наличный расчет составляются разные ведомости. Все они должны быть составлены чернилами, расписываться также нужно чернилами. Участники должны иметь для отчета командировочные удостоверения (с указанием даты отбытия и прибытия), железнодорожные или авиабилеты или отметки на удостоверениях о стоимости билетов, квитанции гостиницы, билеты на проезд в автобусе в дальние рейсы и т. д.

Если ценности приобретаются через банк, необходимо для отчета иметь счет организации и копию платежного поручения, подтверждающую оплату. На отправленные телеграммы надо иметь квитанции и копии телеграмм, на телефонные разговоры — квитанции.

Ведение учета и составление отчетности может быть иным, в зависимости от положения, которое существует в организациях, проводящих экспедиции. Порядок ведения учета и составления отчетов должен быть согласован с главным бухгалтером организации, проводящей экспедицию.

По завершении мероприятия (похода) участники должны немедленно сдать числящееся за ними имущество. На пришедшие в негодность инвентарь и спортивную форму составляется акт.

Для получения компенсации зарплаты в спортивном обществе необходимо представить справку с места работы с указанием получаемого за последние 3 месяца среднего заработка и времени, за которое по месту основной работы зарплата не выплачивается. Справка должна быть подписана руководителем предприятия, бухгалтером и заверена печатью учреждения.